La gestione della qualità in azienda è essenziale per assicurare efficienza, efficacia dei processi e prodotti conformi a tutti requisiti di valore per il Cliente. Un tema che, allo stesso tempo, richiama spesso questioni quali obblighi normativi, formalità e burocrazia.
In realtà, questa doppia natura della qualità può essere superata, rendendola solo un punto di forza della propria realtà imprenditoriale.
Infatti, non si parla di qualità solo in riferimento all’adeguamento a specifiche norme di settore o alla ISO 9001, ma anche in diversi approcci manageriali alle organizzazioni, accomunati dall’obiettivo di assicurare elevate performance e un continuo miglioramento. Un tema, quindi, di indiscutibile valore per le aziende, ma che deve essere approcciato nel modo corretto. E soprattutto, con gli strumenti giusti.
Qualità non è solo formalità: i benefici per le aziende
L’obiettivo è quello di rendere la qualità un vero e proprio strumento operativo per il miglioramento continuo, abbandonando la concezione di “dover fare le cose, perché è obbligatorio”.
È chiaro che, per poter fare ciò, è necessario comprendere che lo scopo della qualità e del miglioramento continuo è quello di aiutare a gestire ogni processo in modo ottimale, per un risultato complessivo che assicuri crescita del business e soddisfazione del Cliente. La qualità, quindi, dovrebbe essere d’aiuto per garantire il giusto controllo su prodotti e attività, ma anche a ridurre gli sprechi ed efficientare ogni processo svolto. La qualità fornisce un metodo, un modo di affrontare il lavoro che permette di focalizzarsi sempre sul raggiungimento degli obiettivi prefissati. E in tutto ciò, il monitoraggio di ogni processo è indubbiamente importante. Fare qualità non è un’attività parallela alla quotidianità aziendale, ma uno degli elementi intrinsechi in ogni processo che viene svolto.
Gli strumenti della qualità devono essere specifici e su misura per la realtà in questione
Visti i principali benefici della qualità in azienda, è possibile discutere di alcuni punti effettivamente critici per molte realtà. La qualità e la conformità a specifiche normative, effettivamente, possono causare anche l’elaborazione aggiuntiva di documenti, registrazioni e procedure che potrebbero rischiare di appesantire o irrigidire l’organizzazione. In realtà, la scelta vincente è quella di comprendere come rendere ciò che è obbligatorio uno strumento utile e di monitoraggio per la realtà aziendale.
Registrare informazioni ed essere puntuali nei controlli, del resto, è fondamentale e la loro formalizzazione solo una sicurezza aggiuntiva. Deve sempre esser ricordato il fine ultimo, ma effettivamente potrebbe essere tutto complicato se non si possiedono gli strumenti giusti. Infatti, si dovrebbero individuare modalità specifiche per ogni realtà aziendale, che rispondano alle richieste normative, ma che siano adeguati e utili all’azienda. Per misurare l’adeguatezza di uno strumento si possono valutare alcuni principali aspetti: è di semplice gestione e utilizzo? Mi causa perdite di tempo inutili? Assicura un’adeguata conservazione nel tempo?
Ridurre la burocrazia grazie al digitale
Una volta compreso esattamente di cosa si ha bisogno e come si può lavorare in modo proficuo ed efficace, allora è possibile fare anche un ulteriore passo avanti e parlare di trasformazione digitale.
La digitalizzazione della qualità, infatti, aiuta indubbiamente a snellire i processi, riducendo anche i tempi necessari per registrazioni e attività. Ritornando alle domande del paragrafo precedente, si può dire che gli strumenti digitali per la gestione della qualità assicurano tutte risposte positive.
Si riducono i tempi necessari per la gestione della qualità e le informazioni sono più semplici da raccogliere, sono condivisibili e i dati analizzabili. Non si tratta, quindi, solo di ridurre sprechi di tempo o di semplificare la vita agli operatori incaricati, ma anche di trarre il massimo beneficio da ogni attività svolta. Pensiamo, ad esempio, alla gestione delle non conformità. Se il processo è gestito mediante applicativi digitali appositamente studiati, non si otterrà un mero elenco o un registro di eventi, ma una serie di report automatici relativi ai tempi di risposta, alle cause principali, agli errori più frequenti e così via. Sono i dati a trascinare scelte e valutazioni. Inoltre, si riduce chiaramente anche il rischio di errore e il livello di imprecisione.
Cosa può fare Klan.IT per te
Klan.IT lavora da anni per favorire la digitalizzazione dei processi aziendali, mettendo a disposizione delle aziende le proprie competenze ed esperienze. Partendo proprio dalla necessità dei Clienti in tema qualità, abbiamo lavorato a soluzioni implementabili in modo graduale e integrabili con altri sistemi, anche esistenti. Lo scopo è quello di offrire una suite completa che permette la gestione digitale della qualità, dalla condivisione di una procedura, alla gestione della manutenzione o della formazione, fino alla gestione delle non conformità. La nostra offerta, infatti, si compone di differenti elementi, valutabili singolarmente o nel loro complesso. Proponiamo soluzioni per il processo di manutenzione, di taratura e calibrazione, ma anche EDM e QMS, fondamentali per la gestione dei documenti, dei flussi e dei processi qualità. O ancora, sistemi I-trace per l’acquisizione dei dati necessari a documentare il processo di produzione e soluzioni per il Training.
