La gestione documentale in azienda e la digitalizzazione dei relativi processi è un tema di grande attualità, soprattutto in quelle realtà quotidianamente impegnate nella gestione di una grande mole di documenti, informazioni, moduli e registrazioni. Come in altri ambiti, anche qui le soluzioni IT possono contemporaneamente offrire strumenti per risolvere le principali criticità in essere e nuove opportunità di crescita e miglioramento.
Le soluzioni digitali: EDM, BPM e QMS
La gestione documentale in chiave digitale permette di risolvere tutte quante le criticità sopra indicate. Si parla di organizzare in modo adeguato il processo e gestirlo con gli strumenti migliori, considerato anche che è ormai strategico in tutte le aziende, soprattutto in quanto trasversale ad ogni reparto e funzione.
Come si deve procedere allora? Innanzitutto, grazie alla collaborazione di un partner esterno incaricato per lo sviluppo del software, si dovrebbe disegnare il processo e definirne input, output e risorse necessarie. Si deve considerare ogni cosa, come ad esempio il fatto che le informazioni e i documenti possono avere diversa provenienza (ad esempio cartacea, mail, gestionali o da altri sistemi informativi) e avere differente valore e significato (ci sono documenti legati alla qualità, all’amministrazione, di natura giuridica o fiscale, commerciale, ecc…). Ognuno di questi documenti deve (se non lo è già) essere digitalizzato ed entrare, in diversi momenti del proprio ciclo di vita, nel workflow documentale. Dopo di che si devono definire modalità di accesso, utenze e iter da seguire.
Nel dettaglio, comunque, le soluzioni IT per la gestione documentale prevedono:
- L’archiviazione dei documenti (EDM) in chiave digitale, per una conservazione sicura ed efficiente. Si crea un “contenitore” unico di tutte le informazioni e i documenti aziendali, gestendone in modo efficace anche gli accessi e la disponibilità. Si tratta di una sorta di data base condiviso e costantemente aggiornato.
- La gestione dei flussi documentali (QMS), così da standardizzare e semplificare anche lo stesso processo di generazione e gestione di un documento. Alcuni documenti nascono comunque sempre cartacei o provengono dall’esterno, per cui si provvederà semplicemente a digitalizzarli, per poi gestirne solo la distribuzione, la condivisione e l’archiviazione. Altri, invece, nasceranno solo in formato digitale e in questo caso si gestiscono anche le responsabilità (chi lo crea, chi lo approva, chi lo distribuisce, chi lo archivia), le modalità di generazione e approvazione, per poi comunque occuparsi della distribuzione, consultazione e archiviazione. Ogni passaggio relativo al ciclo di vita di un documento è sotto controllo ed efficiente.
- La gestione dei flussi di processo (BPM), attraverso cui digitalizzare tutti i processi aziendali che sono basati su documenti e informazioni. Uno su tutti è sicuramente quello della qualità, che prevede la corretta gestione dei reclami, delle non conformità, della formazione e del miglioramento continuo. Ma non è tutto qua, si pensi ad esempio al processo di approvvigionamento, che prevede una qualifica e un monitoraggio dei fornitori, la gestione di ordini e DDT. O ancora, il processo commerciale, con offerte, gestione dei Clienti e così via.
Cosa può fare Klan.IT per te
Klan.IT, come partner Adiuto, offre ai propri Clienti una piattaforma web based finalizzata alla gestione dei documenti e dei relativi flussi. Si tratta di una soluzione pensata sia per le grandi aziende, che per le PMI, grazie anche al fatto che si presenta modulare e, quindi, attivabile in più step. Si può partire solo dalle funzionalità realmente necessarie, lasciando a momenti successivi l’avvio di eventuali integrazioni e riducendo al massimo l’impatto sull’operatività aziendale.
I vantaggi che derivano dall’introduzione del nostro sistema informativo per la gestione documentale sono molti, secondo noi i più importanti sono:
- L’adeguatezza a qualsiasi ambito e settore, anche quelli regolati come l’alimentare o il farmaceutico, tanto che è conforme al GAMP 5;
- Massima accessibilità, tanto che si possono utilizzare anche dispositivi mobile;
- La riduzione dei costi di gestione della carta, dato che non si acquista la stessa quantità di carta, si risparmia tempo dedicato alla ricerca e si riducono al minimo le stampe;
- Massima sicurezza per tutte le informazioni e i documenti;
- Efficientamento del processo di gestione per la qualità in azienda, che sfrutta una grande quantità di documenti.
